会议应该怎么开才有效率

工作中是避免不了开会的。各种会议眼花缭乱,几乎一进会议室,没有半天是出不来了,而正常的工作内容只能被耽搁。所以会议应该怎么开才有效率是有学问的。

要让参会的人对整体有大概的了解。将会议中需要使用到的Word或者PPT演示文档事先通过邮件或者其他的方式发布给参会的人员,让每个人都事先过一遍,这样对会议整体需要讨论什么有大概的了解。同事也便于参会人员实现有所准备,对将要讨论的问题先进行一番思考,整理会议中需要提出的问题。

给会议设定时长。会议经常会从讨论方案而变得侃侃而谈,时间也就匆匆流逝。为了避免会议时间过长,耽误了本来应该做事的时间,给会议设定时长是必须的。设定时长能让人有紧迫感,不在一个议题上浪费太多无谓的时间。

将疑惑记录下来。会议是讨论问题的,快速的将Word文档或者PPT演示文档中的要点沟通一遍,将有疑问的问题记录下来,而不是立即展开讨论耽误后续的进程。这是非常容易忽略的一点,会议的发起人应该控制好会议的节奏,当有疑问提出的时候不是记录下来稍后讨论而是立刻展开,这离侃侃而谈就没有多远了。

适当减小会议规模。通常会议会召集多个部门,多个职位的人来进行。但会议讨论到一定进度的时候,议题已经和一些人不相关了。这时,与其让他们在会议中无所事事,甚至埋头玩起手机,不如适当减小会议规模,让已经无关的人可以回去做自己手上的工作。这么做还有个好处就是趁着记忆还很新,可以回去处理会议中的问题。而若继续留在会议中,记忆就会被后续的无关内容所干扰。

集中解答疑问。刚刚说过,在讨论的时候将反馈的疑问统一记录下来,而在会议的最后设立一个环节,集中解答各种疑问。这样会比在讨论过程中遇到疑问就停下来解答更有效率,同时讨论内容都围绕一个问题,也就会更加具体。

适当的休息。有些会议的内容非常多,比如技术会议。所以在开会讨论了一定时间之后就应当适当的休息一下,让参与的人员能够进行放松,对于接下来的继续讨论是有帮助的。

以上都是我在工作中各种应接不暇的冗长的会议中思考出来的。为什么需要那么多会,为什么会议时间总是那么长。其实是太随意了,没有规划,所以最终导致会议占据了太多的工作时间,一听到开会就让人头疼。

通过这几个方法可以大幅度缩小开会时长并提升效率。其实做好这几点很容易,企业应该有针对会议的规范,或者进行培训,这对提升效率是很有帮助的。

4 Comments

  1. 然而……并非大家不想快点,只是领导骂起来就没完没了,要用沉默来施加压力

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